Notfallkoffer "Der Unternehmer fällt aus"

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Nach dieser Checkliste könnte Ihr spezieller Notfallkoffer gepackt werden:

1. Fällt der Geschäftsführer plötzlich aus, bedarf es eines Vertretungsplans, da der Unternehmensablauf reibungslos weitergehen soll. Fertigen Sie eine Aufstellung aller Personen in Schlüssel-Positionen mit ihren Aufgaben und Weisungsbefugnissen an. Sind alle unterrichtet, wo der Vertretungsplan zu finden ist?

2. Wurden Vollmachten hinterlegt? Laut BGB muss eine Vollmacht vorliegen, damit eine rechtswirksame Vertretung möglich ist. Je nach Art der Vollmacht werden diese beim Anwalt, beim Notar, beim Arzt oder bei der Bank hinterlegt. Man unterscheidet zwischen folgenden Vollmachten:

Die Postvollmacht ermöglicht ein störungsfreies Tagesgeschäft
Bankvollmachten sichern die Handlungsfähigkeit des Nachfolgers oder Vertreters
Die Generalvollmacht dient der vollumfänglichen Vertretung des Unternehmers. Soll diese zeitlich befristet werden?
Eine Betreuungsverfügung für den medizinischen Notfall. Wird die Entscheidung durch eine Vertrauensperson oder einen gerichtlich bestellten Vormund getroffen?
Patientenverfügungen helfen dabei, dass Entscheidungen im Ernstfall im Sinne des Unternehmers getroffen werden

3. Verwaltung aller Schlüssel des Betriebes. Wann wurden diese an wen herausgegeben? Erstellen Sie ein Schlüsselverzeichnis, damit jederzeit nachvollzogen werden kann, wer beispielsweise Zutritt zum Betrieb und/oder dessen Fahrzeugen und Maschinen hat.

4. Verwaltung der EDV-Zugriffsrechte. Alle Passwörter, Benutzernamen, Lizenzschlüssel, Pins und Codes müssen dokumentiert und von einem Verantwortlichen betreut und gepflegt werden, damit im Notfall darauf zugegriffen werden kann.

5. Unterlagen, die die Finanzen betreffen, sind heutzutage vielfältig. Egal ob es sich um verschieden Bank- und Versicherungsverträge handelt oder um Unterlagen, die den Rechtsanwalt oder den Steuerberater betreffen: listen Sie alle Vertragspartner und Institutionen mit den entsprechenden Vertrags-, Konto- und Steuernummern, inkl. der dazugehörigen Ansprechpartner auf.

6. Für einen ungehinderten Tagesablauf müssen die kaufmännischen Abläufe einer weiteren zuständigen Person bekannt sein. Dies ermöglicht es, sich rasch einen Überblick über Auftragslage und -abwicklung, Kunden- und Lieferantenaufstellungen, Materialwirtschaft, Projektbetreuung, Rechnungsstellung oder Kalkulationsgrundlagen zu verschaffen. Dazu gehören ebenso besondere Unternehmensabläufe, die wichtige Prozesse dokumentieren.

7. Machen Sie eine Aufstellung über die laufenden Verpflichtungen und Vermögen mit einem aktuellen Verzeichnis von Immobilien oder sonstigen Vermögenswerten.

Klären Sie Ihre Nachfolge und die Erbschaft. Um Streitigkeiten oder sogar die Auflösung des Betriebes zu vermeiden, sind Regelungen dieser Art unabdingbar. Ein fehlendes Testament lässt die gesetzliche Erbfolge in Kraft treten, was nicht immer im Sinne des Unternehmers ist. Wichtige Punkte sind dabei die Erbregelung und die Betriebsnachfolge, die handwerksrechtliche Absicherung der Unternehmensfortführung, Erb- und Pflichtteilsverzichtserklärungen sowie eine eventuelle Betriebsveräußerung. Diese Angaben dienen nicht nur der Unternehmenssicherung, sondern auch der Existenzsicherung der Familie oder des Lebenspartners

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